Transformar la comunicación en la gestión sanitaria: hacia un entorno más colaborativo, eficiente y centrado en el paciente.
En la gestión sanitaria, el modelo organizativo y la forma en que hacemos las cosas pueden marcar la diferencia entre una institución ágil y eficiente, y una estructura que frena la innovación y la respuesta rápida. En mi experiencia y más recientemente, desde un puesto de responsabilidad directiva, he visto cómo estos factores críticos condicionan las dinámicas internas y, en última instancia, afectan la capacidad de los equipos para coordinarse y responder a las necesidades de los pacientes y de los profesionales. Muchos de estos problemas son más bien estructurales y comunes en muchas de las organizaciones sanitarias en las que he trabajado, y no siempre se deben a fallos de personas específicas.
Algunos obstáculos frecuentes son: una burocracia excesiva; el gap entre directivos, mandos intermedios, profesionales y pacientes; la tendencia a recurrir repetitivamente a las mismas personas para liderar iniciativas clave; la comunicación lenta entre silos, que dificulta que la información fluya en todas direcciones; y políticas y procedimientos sensatos, pero que a menudo limitan el emprendimiento y ralentizan la estrategia. Además, un marco limitado para la toma de decisiones se suma a estas dificultades, afectando la capacidad de adaptación y respuesta de la organización. Estos factores no solo ralentizan los procesos, sino que también generan frustración entre los profesionales y dificultan la implementación de mejoras reales.
En todos ellos existe un denominador común que se repite y se hace evidente: la comunicación. O, mejor dicho, la falta de una buena comunicación. Un pilar fundamental en la gestión sanitaria que influye en todo, desde la coordinación interna hasta la calidad de la atención al paciente. En un entorno de alta presión y con múltiples obstáculos, la comunicación tiende a volverse reactiva y fragmentada, lo que no solo complica la toma ágil de decisiones, sino que también genera obstáculos para que los equipos ejecuten sus tareas de manera efectiva.
En esta entrada, quiero ofrecer una reflexión general y práctica, no como un manual exhaustivo, sino como una serie de observaciones y aprendizajes desde la experiencia directa y mi perspectiva. Mi objetivo es analizar los problemas más comunes en la comunicación y la organización diaria en las instituciones sanitarias, compartiendo algunas ideas que pueden contribuir a mejorar la eficiencia y fortalecer el compromiso de los equipos. No pretendo desarrollar un texto sobre productividad ni una guía técnica para la gestión, sino compartir mi experiencia y ponerla al servicio de aquellos que buscan optimizar su labor diaria y fomentar un entorno más colaborativo y efectivo en sus organizaciones. Porque a veces, la experiencia práctica aporta una claridad que no siempre se encuentra en los manuales.
La importancia de una comunicación eficiente en el entorno sanitario
Una comunicación eficaz no es solo transmisión de datos, sino un proceso de organización y motivación que ayuda a cada miembro del equipo a entender su papel y a coordinar esfuerzos para alcanzar los objetivos comunes. En el entorno sanitario, donde el bienestar del paciente es la prioridad, la comunicación impacta directamente en la seguridad, en la calidad y en la eficiencia.
Es crucial que los mensajes fluyan de forma clara desde el equipo directivo hasta los cargos intermedios y el personal en primera línea, pero igual de importante es que exista un feedback continuo y estructurado desde las bases hacia los niveles superiores. Este retorno de información desde los equipos en primera línea, permite detectar problemas en tiempo real, ajustar procesos y mejorar continuamente. Para ello, es necesario contar con cauces normalizados que faciliten a los profesionales expresar sus observaciones y sugerencias de manera sistemática, más allá de las métricas de resultados tradicionales o las vías de comunicación informales (la cafetería del hospital suele ser un buen ejemplo de ello).
Cuando la comunicación es realmente bidireccional y eficaz, los equipos pueden trabajar con confianza y coordinación, adaptarse a cambios imprevistos y responder rápidamente ante emergencias. Además, este enfoque fortalece el sentido de pertenencia y compromiso en los profesionales, que se sienten escuchados e involucrados en el funcionamiento de la organización. Pero para lograr esto, es esencial identificar y resolver las barreras estructurales que dificultan una comunicación clara y fluida en el día a día.
Mejorar la comunicación interna no solo impacta en la eficiencia del equipo, sino que tiene un efecto directo en la calidad y en la experiencia de la atención que recibe el paciente. Cada minuto ahorrado en procesos administrativos, cada tarea automatizada, y cada sistema optimizado permite a los profesionales de la salud dedicar más tiempo y atención a lo verdaderamente importante: el bienestar del paciente.
Problemas identificados en la comunicación sanitaria
Sobrecarga de correos electrónicos y dependencia excesiva de herramientas informales
El correo electrónico sigue siendo la principal herramienta de comunicación formal en el ámbito sanitario, pero su uso desmedido y desorganizado ha convertido muchas bandejas de entrada en fuentes de estrés y distracción. La práctica común de “responder a todos” y la tendencia a incluir a múltiples personas en cada mensaje, provocan una saturación de información que, lejos de facilitar el trabajo, lo complica. En un contexto tan acelerado como el día a día de la gestión de los centros, resulta difícil para los profesionales distinguir entre las tareas prioritarias y las secundarias, lo cual afecta la capacidad para gestionar el tiempo y enfocarse en lo realmente importante.
Ejemplo: Un directivo sanitario recibe decenas de correos cada día de múltiples áreas. Muchos contienen información redundante o tienen respuestas de “confirmación de lectura” que saturan la bandeja de entrada. Esto no solo dificulta el seguimiento de las tareas, sino que también dispersa la atención, generando una falta de claridad sobre quién es el responsable de cada tema, donde está la información que importa, o cuáles son las decisiones tomadas. Para temas urgentes o de coordinación rápida, los equipos suelen recurrir a WhatsApp, generando una cadena de mensajes informales y sin un orden claro.
Uso excesivo de WhatsApp y mensajes instantáneos para decisiones críticas
WhatsApp y otras aplicaciones de mensajería instantánea son útiles en situaciones de emergencia, pero su uso indiscriminado puede llevar a confusión y pérdida de información. Estos mensajes no permiten seguimiento fácil ni integran toda la información en un solo lugar, lo que complica la toma de decisiones y la consulta futura de datos relevantes.
Ejemplo: Un equipo directivo intenta tomar decisiones clave sobre la disponibilidad de camas en el hospital a través de un grupo de WhatsApp. Las respuestas no son claras, los mensajes se pierden en el flujo de notificaciones y la información crítica no queda registrada adecuadamente para consultas futuras.
Otro gran problema derivado del uso excesivo de correos electrónicos y de aplicaciones como WhatsApp es la ausencia de normas claras que regulen los tiempos de comunicación y establezcan reglas mínimas para la interacción. WhatsApp, aunque útil, es también una red social y, sin unas directrices comunes, la interacción se vuelve complicada, la información se malinterpreta y los mensajes pueden invadir el tiempo de descanso de los profesionales. Además, la inexistencia de plataformas corporativas diseñadas específicamente para estos fines expone a que información crítica pueda salir del entorno laboral, aumentando el riesgo de filtraciones y comprometiendo la confidencialidad de datos sensibles. Esta falta de límites y de pautas concretas no solo genera confusión, sino que también afecta el bienestar del equipo, al no respetarse los tiempos laborales y al intensificarse la presión constante de estar “siempre disponible”.
Falta de estructura y planificación en las reuniones
Suele haber una sensación de exceso de encuentros. Las reuniones son largas, a veces carecen de una agenda clara y, con frecuencia, convocan a más personas de las indispensables, lo cual afecta su operatividad. En muchos casos, participan individuos cuya presencia no es esencial, lo que resulta en una pérdida de tiempo y baja productividad. Como consecuencia, los asistentes pueden no tener claros los objetivos, las decisiones que se deben tomar o las responsabilidades concretas al finalizar el encuentro.
Otro problema estructural que afecta la efectividad de las reuniones presenciales en el entorno sanitario es la falta de tiempo liberado para los profesionales, especialmente para aquellos que realizan funciones asistenciales. La imposibilidad de disponer de tiempo específico para participar en estas reuniones limita su asistencia o reduce su capacidad de participar activamente. Esto es particularmente sensible en las comisiones hospitalarias y otras reuniones clave donde se toman decisiones importantes para la organización. Sin el tiempo necesario para contribuir plenamente, la operatividad y efectividad de estas reuniones suelen estar comprometidas.
Ejemplo: Reuniones semanales con el equipo de cargos intermedios para hablar de varios temas operativos, pero sin un enfoque claro. Los temas se debaten extensamente, pero al finalizar no hay conclusiones concretas ni responsables asignados para cada tarea. El encuentro termina diluyéndose porque algunos de los profesionales tienen que volver a su actividad asistencial.
Desconexión de la comunicación entre directivos, cargos intermedios y profesionales
La falta de un sistema eficiente para transmitir la información desde los directivos hasta los mandos intermedios y, posteriormente, al resto de los profesionales puede generar confusión, malentendidos y, en última instancia, afectar la calidad de la atención y la eficiencia operativa. Aunque muchas organizaciones disponen de intranet corporativa para centralizar la información, estas herramientas rara vez funcionan como vehículos eficaces de comunicación. La información en la intranet suele estar dispersa, sin una estructura o actualización adecuada, lo que obliga al profesional a buscar activamente entre múltiples secciones. Además, la falta de amigabilidad de estas plataformas se convierte en un obstáculo importante para su uso habitual. Esta desconexión en la comunicación afecta la cohesión del equipo y genera frustración entre los profesionales.
La falta de transmisión efectiva se ve agravada por la ausencia de protocolos o canales formales que aseguran que cada nivel de la organización recibe y comprende adecuadamente la información que le concierne. Así, las decisiones estratégicas o los cambios en políticas que emanan de la dirección pueden diluirse o distorsionarse antes de alcanzar a los profesionales en primera línea. Esto no solo ralentiza la implementación de cambios necesarios, sino que también genera resistencia al cambio y desconfianza hacia las decisiones de los niveles superiores, ya que los equipos pueden percibir las directrices como inconsistentes o poco claras.
Ejemplo: Se implementa una nueva política de seguridad en el hospital que requiere ciertos cambios en los procedimientos diarios. Sin embargo, esta información no llega de forma clara a todos los niveles. Los mandos intermedios reciben instrucciones incompletas o ambiguas, y los profesionales en primera línea no están al tanto de los cambios, lo que genera confusión y resistencia en la aplicación de las nuevas normas. Al final, la falta de comunicación estructurada provoca que la política no se ejecute de manera uniforme y que el cambio, en lugar de mejorar los procedimientos, introduzca nuevos problemas.
Ausencia de herramientas de feedback y actualización de tareas
La falta de un sistema estructurado para recoger y gestionar la retroalimentación limita significativamente la capacidad de los equipos para ajustar y mejorar sus procesos de comunicación y trabajo. Sin herramientas adecuadas para obtener y analizar el feedback de manera continua, se pierden oportunidades de identificar fortalezas y áreas de mejora en las operaciones diarias y en los proyectos a gran escala. Además, la ausencia de plataformas centralizadas para la actualización y seguimiento de tareas provoca que las responsabilidades y tareas pendientes se dispersen, dificultando la coordinación entre áreas y la implementación de mejoras efectivas.
El problema es particularmente crítico en proyectos complejos o grandes iniciativas organizativas, donde la retroalimentación es esencial para optimizar cada etapa del proceso. Sin un sistema claro de evaluación, los equipos pueden repetir errores o pasar por alto buenas prácticas. La falta de seguimiento estructurado también hace que los responsables no cuenten con una visión completa del estado de las tareas y del desempeño en áreas clave, afectando la capacidad de la organización para aprender y mejorar con cada proyecto.
Ejemplo: Tras una campaña de vacunación de los profesionales del centro, no se implementa un proceso de feedback adecuado para analizar qué salió bien y qué aspectos deben mejorar. Como resultado, las lecciones aprendidas se pierden y el equipo queda sin orientación clara para futuras campañas, repitiendo errores y desaprovechando oportunidades de mejora.
Departamentos de comunicación débiles y falta de estrategia de comunicación planificada
Otro de los problemas críticos en la comunicación dentro de las instituciones sanitarias es la falta de un departamento de comunicación sólido o la ausencia de una estrategia de comunicación bien planificada. En un mundo cada vez más interconectado y digital, la comunicación no se limita a los canales internos: también es clave en la relación con los pacientes, otros profesionales de la salud, centros e instituciones del sector.
El uso de plataformas como sitios web corporativos, redes sociales y otros medios digitales debería formar parte de una estrategia integral que refuerce la transparencia, la confianza y la imagen de la institución. Sin embargo, en muchas organizaciones sanitarias, estos canales suelen estar desaprovechados, utilizados principalmente para contenido promocional o gestionados de forma inconsistente. La proliferación de cuentas de servicios o unidades específicas, sin una narrativa común o sin objetivos claros, genera mensajes contradictorios y una falta de identidad cohesionada que pueden confundir a los pacientes y a los propios profesionales.
Además, esta falta de alineación y de objetivos definidos puede derivar en problemas como:
- Incoherencia en los mensajes: Sin una narrativa común, los diferentes servicios y departamentos pueden comunicar mensajes dispares, lo que impacta negativamente en la imagen de la institución.
- Desaprovechamiento de los canales digitales: En lugar de ser herramientas estratégicas, las webs corporativas y redes sociales pueden quedar infrautilizadas, o bien llenarse de información irrelevante para los usuarios finales.
- Falta de credibilidad: La comunicación inconsistente afecta la confianza de los pacientes y de otros profesionales, que esperan una institución coherente y alineada.
Para abordar estos problemas, es fundamental contar con un departamento de comunicación bien estructurado, con recursos suficientes y con un equipo profesional capacitado para gestionar la comunicación de manera estratégica. Este equipo debe trabajar en la construcción de una narrativa coherente y en el desarrollo de mensajes alineados a la misión y visión de la organización.
La comunicación en redes sociales, por ejemplo, no solo debe ser informativa, sino también tener un propósito claro: educar, informar y conectar con los pacientes y la comunidad de una manera transparente y accesible. Un departamento de comunicación fuerte puede garantizar que todos los mensajes públicos tengan un objetivo común, contribuyendo a una percepción positiva y unificada de la institución.
Ejemplo: En una gran organización sanitaria, varios servicios como cardiología, traumatología y medicina interna manejan sus propias cuentas de redes sociales y publican contenido de forma autónoma. El resultado es una comunicación fragmentada y desordenada: cada departamento utiliza un tono distinto, publica en horarios variados y transmite mensajes que, en ocasiones, se contradicen o no reflejan la misión general de la institución. Los pacientes, al seguir estas cuentas, se sienten confundidos y perciben una falta de coordinación, lo que afecta la confianza en la organización y su imagen pública.
Comunicación interpersonal en el entorno sanitario.
En la comunicación sanitaria, no solo es importante contar con herramientas tecnológicas y canales organizativos; la calidad de la comunicación interpersonal entre nosotros, los profesionales, también es fundamental para el éxito de una organización. A diario, médicos, enfermeras, personal administrativo y otros equipos deben interactuar directamente para coordinar tareas, compartir información y tomar decisiones rápidas. Sin una comunicación interpersonal efectiva, es fácil que se generen malentendidos, conflictos y frustración, lo cual afecta tanto el ambiente de trabajo como la calidad de la atención al paciente.
La comunicación interpersonal en el sector sanitario implica algo más que transmitir información; se trata de escuchar activamente, mostrar empatía y dar y recibir feedback constructivo. Estas habilidades no siempre se enseñan de manera formal, pero son cruciales para mantener un entorno de trabajo colaborativo y cohesionado. Un entorno donde los profesionales se sienten escuchados y valorados es un entorno donde es más fácil trabajar.
Ejemplo: En una sala de urgencias, el personal de enfermería debe comunicar cambios en el estado de un paciente al equipo médico con rapidez y claridad. Si la comunicación interpersonal es abierta y directa, el médico recibe la información necesaria para actuar rápidamente. Sin embargo, si existen barreras interpersonales, como jerarquías rígidas o falta de confianza, los detalles importantes pueden perderse o demorarse, afectando directamente la seguridad del paciente.
En conjunto, estos problemas, y seguro que algunos otros, reflejan los desafíos estructurales y de comunicación que enfrentamos en organizaciones complejas como las sanitarias. Reconocer estas realidades es el primer paso para abordarlos de manera efectiva. En el siguiente apartado, exploraremos algunas soluciones prácticas y estrategias de mejora que, aunque no resolverán todos los desafíos, pueden contribuir a construir un entorno de trabajo más coordinado, ágil y orientado a la mejora continua.
Soluciones prácticas para optimizar la comunicación en la gestión sanitaria
Implementación de redes sociales corporativas y plataformas de comunicación interna
Para mejorar la comunicación interna y reducir la sobrecarga de correos electrónicos, es útil implementar redes sociales corporativas y herramientas de comunicación específicas, como Slack, Microsoft Viva Engage o Discord. Estas soluciones permiten organizar la información por canales temáticos, facilitando el acceso rápido a datos relevantes y evitando el caos de los mensajes no estructurados. A través de estos sistemas, los equipos pueden comunicarse en tiempo real y crear grupos específicos para cada proyecto o área, lo que mejora la transparencia, el seguimiento de tareas y el acceso a la información compartida. Además, ofrecen configuraciones de seguridad que protegen la información sensible y garantizan que el acceso esté limitado a los miembros autorizados.
También proporcionan funciones para documentar conversaciones y decisiones de manera ordenada, algo clave en un entorno sanitario donde es fundamental tener un registro claro de la información. Además, permiten que esta información permanezca accesible para futuras consultas, algo que rara vez se logra con los correos electrónicos o con herramientas informales como WhatsApp.
En mi experiencia, Slack y Discord funcionan especialmente bien para la comunicación, como repositorio de información y para el desarrollo de canales temáticos. Ambos son ejemplos sencillos de utilizar y que favorecen una comunicación organizada.
Consejo: Crear canales específicos para temas críticos o líneas estratégicas del centro, como “gestión de recursos humanos”, “plan alta frecuentación”, “integración asistencial”, “bloque quirúrgico” o “plan de verano”, y asignar moderadores que garanticen que los temas se mantengan relevantes y organizados. Este rol de moderador puede rotarse entre los miembros del equipo para fomentar la participación y asegurar que la información se gestione de manera coherente.
Ejemplo: Un canal de “Alta frecuentación” puede tener valor en situaciones críticas, permitiendo que el equipo acceda rápidamente a información actualizada sobre la situación de urgencias, la disponibilidad de personal o las camas. Los mensajes clave y las actualizaciones pueden fijarse en la parte superior del canal para garantizar que toda la información esencial esté a la vista de todos los miembros del equipo.
Estructura de reuniones “huddles” matutinos y agendas claras
Los “huddles” son reuniones rápidas y diarias, generalmente de 10 a 15 minutos, en las que se revisan las prioridades del día y se asignan responsabilidades concretas. Este tipo de reuniones permite alinear a los equipos, detectar problemas de manera anticipada y promover una respuesta ágil. Además, refuerzan la cohesión del equipo al ofrecer una “foto” general de la situación diaria. Para reuniones de mayor duración, contar con agendas estructuradas y objetivos claros es esencial para evitar la dispersión y mantener el enfoque en los temas importantes.
Este formato de reunión ha demostrado ser altamente efectivo en otros entornos sanitarios, como en la experiencia del Hospital Crosshouse en Escocia y el modelo de Meritus Health, donde los huddles no solo facilitan el seguimiento rápido de temas críticos, sino que también permiten una rendición de cuentas eficiente. En mi artículo sobre fórmulas eficientes para organizar y dirigir un hospital, profundizo en cómo estos encuentros diarios pueden transformar la operatividad hospitalaria.
Consejo: Definir una agenda para cada reunión y compartir un resumen con los participantes al final, asignando responsables y plazos claros para cada tarea. Revisar regularmente la necesidad de incluir a cada participante, ajustando los asistentes en función de los temas a tratar para maximizar la efectividad.
Ejemplo: Una reunión de “huddle” en el área de Urgencias o en el propio Equipo Directivo permite coordinar las actuaciones, revisar prioridades y asignar tareas específicas a cada miembro. Las actualizaciones clave pueden fijarse en una pizarra o en el sistema de gestión para garantizar que toda la información esencial esté disponible y accesible para el equipo en tiempo real.
A veces merece la pena explorar otras alternativas informales. En mi última experiencia laboral como directivo, organizar encuentros periódicos con los cargos intermedios a mi cargo, fuera del entorno hospitalario, fue una herramienta valiosa. Disponíamos de un espacio donde la ausencia de batas o las distracciones habituales de la asistencia, con menor presión y más relajados, nos facilitaba estar todos en el mismo plano, tener conversaciones abiertas y honestas sobre las difitultades y la oportunidad de departir sobre otros temas de interés. Estos encuentros no solo me permitieron comunicarme de forma más efectiva, sino que también ayudaron a reforzar el sentido de equipo y hacer que los profesionales se sintieran partícipes de las descisiones. Además, cerrar estos encuentros con un pequeño aperitivo servía como reconocimiento al esfuerzo y compromiso del equipo, y creaba un ambiente de confianza y camaradería que favorecía la comunicación y el compromiso con los objetivos comunes.
Herramientas de productividad personal
En este apartado, no pretendo ser un experto. Aconsejo, en primer lugar, seguir a Javier Rascón, internista que lleva años compartiendo en redes sociales su experiencia y recomendaciones sobre cómo organizarnos mejor. Aun así, hay algunas herramientas y estrategias que he incorporado en mi día a día y que me han ayudado a administrar el tiempo y reducir la carga de tareas.
Para empezar, gestionar el correo electrónico es clave. La sobrecarga de correos puede ser abrumadora (a veces hasta 80–90 diarios), por lo que establecer momentos específicos para revisarlos, en lugar de consultarlos continuamente, ayuda a evitar interrupciones. Organizar los correos con etiquetas según su prioridad (lo urgente, lo importante y lo que puede esperar) también evita perderse en un mar de mensajes. Existen herramientas como Spark que facilitan esta organización y pueden ser útiles internamente en nuestro entorno laboral. Personalmente, aún no la he probado.
En cuanto a las tareas y proyectos, Trello me ha sido muy útil para organizarme visualmente e incorporar metodología a las tareas como Scrum, el ciclo de mejora continua o el motor de innovación de 90 días. Sus tableros permiten dividir cada proyecto en pasos concretos y tener una visión clara de lo pendiente. Para notas y documentación, Capacities ha sido un gran descubrimiento: mantiene toda la información en un solo lugar, accesible en cualquier momento, y me ha facilitado llevar al día datos clave sobre los servicios clínicos, convirtiéndose en un apoyo esencial y diario en la gestión del área sanitaria en mi último puesto laboral.
Además, herramientas como ChatGPT se han convertido en un apoyo inesperado para reducir la burocracia. A veces, necesito elaborar borradores de informes o responder correos que requieren cierta formalidad, y tener una herramienta que ayude a estructurar ideas o sintetizar información es una gran ventaja, tanto para ahorrar tiempo como para obtener mejores resultados.
Para mí, cuidar el bienestar mental es tan importante como la organización. Uso Headspace para practicar mindfulness (aunque no tanto como quisiera) y Spotify para acompañar las tareas con música que me ayuda a concentrarme o relajarme, según lo necesite.
Consejo: Dedicar bloques específicos en el calendario para tareas concretas, como revisar el correo, enfocarse en las prioridades y, por supuesto, reservar tiempo para el cuidado mental. Marcar estos momentos hace que el día sea más manejable y menos estresante.
Ejemplo: Para un grupo de trabajo interniveles, un tablero de Trello me permitió ver cada etapa del proceso, asignar responsables y llevar un seguimiento claro de cada tarea. Esta forma visual de organizarse da una visión rápida de los avances y de lo que necesita atención, ayudándome a coordinar al equipo sin perder de vista los detalles importantes.
Aplicación de nuevas metodologías como Lean y Design Thinking
Aquí hay un buen melón por abrir. He leído mucho sobre Lean y Design Thinking, y me parecen enfoques excelentes para el ámbito sanitario, especialmente cuando se trata de mejorar nuestros procesos. Aunque ambas metodologías requieren un conocimiento profundo, sigo insistiendo en aprenderlas y adaptarlas porque veo el valor que pueden aportar.
El enfoque Lean se centra en reducir los desperdicios y mejorar la eficiencia al simplificar procesos administrativos y operativos. Su objetivo es eliminar todas aquellas actividades que no añaden valor, lo que tiene un gran potencial en entornos como el sanitario, donde la sobrecarga y los tiempos muertos pueden complicar mucho el trabajo diario. Por otro lado, Design Thinking nos invita a poner al usuario en el centro, es decir, a diseñar los servicios pensando realmente en las necesidades de los profesionales y pacientes. Esta metodología es especialmente útil cuando queremos hacer cambios que realmente mejoren la experiencia tanto del equipo como del paciente.
Consejo: Realizar un análisis de flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y aplicar principios Lean para eliminarlos. A veces, solo con observar los pasos y los movimientos que realizamos diariamente, se pueden detectar mejoras importantes.
Ejemplo: Recuerdo haberme sentado a trabajar con los famosos diagramas de espagueti, que ayudan a analizar movimientos innecesarios y optimizar el flujo de trabajo. Solo pensar en los recorridos interminables que hacen los asistenciales durante el pase de sala es revelador y muestra cuántos desplazamientos podríamos reducir para ser más eficientes.
Para empezar: dos títulos de apoyo. Sanidad Lean (de Carles Martin Fumadó) y Design thinking ha muerto. Larga vida el Design Thinking. (de Capgemini Invent). Una herramienta para trabajar proyectos con esta metodología es Miro.
Inteligencia Artificial para la automatización y visualización de datos en la gestión sanitaria
Reconozco que soy un principiante en el uso de la Inteligencia Artificial, pero tengo muchas ganas de explorar todo su potencial en el ámbito sanitario. Estoy ahora especialmente interesado en conocer el trabajo de nuestro compañero, el doctor Ángel Chimenea, cuyo proyecto Transformación de la Administración y gestión sanitaria mediante un ecosistema basado en inteligencia artificial ha sido reconocido recientemente por su enfoque en optimizar recursos, reducir la burocracia y mejorar la atención al paciente mediante la IA.
La IA permite automatizar tareas como la programación de citas, o el desarrollo de cuadros de mandos, liberando al personal de actividades repetitivas y aumentando la eficiencia administrativa. Herramientas como ChatGPT, por ejemplo, pueden responder preguntas y proporcionar información en tiempo real, facilitando el acceso a los datos para una toma de decisiones informada. Además, la IA puede analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y realizar predicciones que ayudan a planificar recursos y anticipar necesidades.
Otra aplicación clave es el uso de dashboards o paneles de control para visualizar datos en tiempo real. Herramientas como Power BI o Tableau podrían facilitar centralizar la información y mostrar indicadores clave (como tiempos de espera u ocupación de camas) de manera accesible y visual. Estos dashboards ayudan a que los datos estén disponibles para todos los niveles de la organización, impulsando una toma de decisiones más ágil y fundamentada, y rompen con los cuadros de mando tradicionales y rígidos de nuestras instituciones. No tengo experiencia en ellos, pero me parece que pueden tener su valor.
También quiero hacer mención al trabajo de Julio Mayol, que generosamente comparte en redes sus avances en IA aplicada a la gestión sanitaria, como su chat para gestores sanitarios. Es un excelente ejemplo de cómo la tecnología puede ayudarnos a comprender y mejorar la gestión en tiempo real, con herramientas accesibles y orientadas a las necesidades de quienes toman decisiones diariamente.
Consejo: Implementar herramientas de IA y dashboards en áreas con alta carga administrativa o que requieran supervisión constante. La automatización reduce errores y mejora la exactitud en tareas repetitivas, mientras que la visualización de datos en tiempo real facilita la asignación y uso eficaz de los recursos.
Ejemplo: Un sistema de IA que analice los datos de ingreso y salida de pacientes puede predecir la ocupación de camas, ayudando a los gestores a mejorar el flujo hospitalario. A su vez, un dashboard de “optimización de Urgencias” permite a los mandos intermedios ver el tiempo de espera promedio y los recursos disponibles en tiempo real, aumentando la eficiencia y la capacidad de respuesta del equipo ante las necesidades del paciente.
Retroalimentación estructurada y cultura de mejora continua
Establecer un sistema de feedback continuo permite identificar áreas de mejora y ajustar los procesos de forma dinámica. La retroalimentación regular es esencial para captar la percepción de los equipos sobre la efectividad de la comunicación y los sistemas de trabajo, fomentando así una cultura de mejora continua. Las encuestas breves y las sesiones de feedback estructurado son herramientas efectivas para recoger estas impresiones de forma rápida y concreta.
Para que este sistema funcione, es importante ser sistemáticos en el desarrollo de actas, en la realización de encuestas periódicas y en el seguimiento de las acciones acordadas. Documentar cada reunión de manera clara y concisa, estableciendo responsables y plazos para cada tarea, asegura que los acuerdos se cumplan y que todos los participantes tengan una referencia precisa de lo discutido.
Hoy en día, las herramientas de Inteligencia Artificial pueden simplificar este proceso, especialmente en reuniones frecuentes o con muchos participantes. Asistentes de voz impulsados por IA, integrados en aplicaciones o dispositivos como Plaud, permiten transcribir y resumir conversaciones en tiempo real, tanto en reuniones presenciales como virtuales. Estos asistentes no solo toman notas, sino que también pueden organizar temas clave, asignar tareas automáticamente y generar recordatorios, reduciendo la carga administrativa y mejorando la precisión de las actas.
Consejo: Realizar encuestas periódicas y breves después de reuniones importantes o proyectos clave, y establece un sistema de mejora continua que incluya actas sistemáticas y seguimiento de tareas. Tanto Google como Microsoft ofrecen sistemas de encuestas integrados, amigables y útiles. Usar asistentes de IA para transcripciones y notas permite agilizar el proceso y garantiza que no se pierdan detalles importantes.
Ejemplo: Después de cada reunión de coordinación, una breve encuesta de dos preguntas permite a los participantes compartir su opinión sobre el desarrollo y la relevancia de los temas tratados. Con el apoyo de un asistente de voz como Plaud, se pueden transcribir y organizar las notas automáticamente, asignando responsables y generando recordatorios de seguimiento. Esto crea un sistema de feedback y mejora continua que optimiza tanto el tiempo como la organización.
No me voy a extender en la importancia de capacitar a los profesionales en habilidades interpersonales como parte de esta estrategia de mejora, ya que dedicaré una próxima entrada a profundizar en el trabajo en equipo. Sin embargo, es evidente que una buena comunicación no depende solo de sistemas, soluciones tecnológicas u organizativas; también requiere de la capacidad de interactuar de forma efectiva y empática en el día a día. Este enfoque es tan importante que, por ejemplo, la Cleveland Clinic creó el modelo R.E.D.E. to Communicate®, una forma de entrenar a sus profesionales en habilidades de comunicación. Este modelo ayuda a fortalecer la relación con el paciente en cada interacción, promoviendo la empatía, la satisfacción y reduciendo el estrés de los clínicos. Es un ejemplo claro de cómo una buena comunicación es clave para mejorar la atención, más allá de sistemas y tecnología.
También quiero destacar la relevancia de la comunicación en tiempos de crisis, como estamos viendo en estos días con el impacto de la DANA en Valencia y otras situaciones de emergencia. Un solo ejemplo ilustrativo: durante la pandemia, el equipo COVID del Hospital Virgen del Rocío organizaba una reunión diaria por Zoom a primera hora de la mañana, donde se conectaban todos los profesionales en diferentes áreas para hacer un breve reporte de la guardia y de la situación general del hospital. Este espacio de coordinación permitía una transmisión rápida y precisa de la información y facilitaba la organización de las tareas, asegurando que cada equipo pudiera actuar de manera alineada y eficiente.
EN RESUMEN
Mejorar la comunicación interna no es solo una necesidad; es una oportunidad para transformar nuestras organizaciones sanitarias en espacios más eficientes, ágiles y humanos. Después de estos meses en la gestión sanitaria directa, he sido testigo de cómo la falta de una comunicación estructurada genera obstáculos innecesarios y frustra a los equipos. Pero también he comprobado el enorme potencial que tenemos para cambiar esta realidad.
Este proceso exige un compromiso firme de todos, desde el equipo directivo hasta cada profesional en su área. Y aquí es crucial reconocer que la implementación de herramientas y metodologías innovadoras puede encontrar, al principio, cierta resistencia de algunos profesionales debido a la falta de familiaridad o al desafío de mejorar sus competencias digitales. Durante mi etapa directiva, una de las lecciones más claras ha sido la importancia de desarrollar una estrategia formativa específica para los cargos intermedios, adaptada a la realidad y a las particularidades locales, en la que la comunicación sea solo uno de sus elementos clave (lo trabajaré en otra entrada). La formación y el acompañamiento en el uso de estas herramientas puede ser el factor que marque la diferencia, ayudando a vencer cualquier barrera y facilitando una adopción más fluida de estas prácticas.
Cada acción cuenta, cada herramienta implementada y cada sistema optimizado nos acerca a un entorno en el que la comunicación es un activo estratégico. Una comunicación eficaz es la línea que separa a una organización que prospera de una que lucha contra sus propios procesos. Al integrar herramientas innovadoras y metodologías centradas en las personas, podemos convertir la comunicación en parte del motor que eleva la eficiencia, refuerza el compromiso del equipo y mejora la atención al paciente. Cuando los equipos trabajan alineados y comparten información de manera efectiva, no solo se optimizan los procesos, sino que también se crea una experiencia de atención más humana y segura. Esto es, en última instancia, la verdadera razón para transformar nuestras prácticas: garantizar que cada paciente reciba la mejor atención posible.
Es el momento de abandonar los métodos que ya no funcionan y adoptar una visión disruptiva y colaborativa. Te invito a asumir el reto de implementar cambios reales, fomentar el feedback constante, utilizar la tecnología como una aliada, y, sobre todo, poner a las personas en el centro de todas nuestras acciones. La comunicación es la base de toda organización saludable. Construyamos esa base sólida, con la convicción de que nuestro sector puede liderar el cambio hacia un modelo de gestión innovador y colaborativo.
Iniciar pequeños cambios desde hoy mismo, en nuestras conversaciones diarias, en cómo compartimos información y en cómo escuchamos a nuestros equipos, es el primer paso hacia una transformación real. El futuro de nuestras organizaciones depende de lo que hagamos ahora. ¿Te atreves a dar el primer paso?
Si quieres compartir tu experiencia, quieres hacer alguna sugerencia o ahondar en algún aspecto de esta entrada puedes dejar un comentario a continuación o escribirme a ivmaroto@hotmail.com
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